EXENZO hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, en hoe we ervoor zorgen dat jouw gegevens veilig zijn. We handelen daarbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1. Wie zijn wij?
EXENZO is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
- Bedrijfsnaam: EXENZO
- Adres: Willemstraat 11a, 4811 AH Breda
- KvK-nummer: 58240691
- E-mail: support@exenzo.com
- Website: exenzo.com
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de dienst die je bij ons afneemt of het contact dat je met ons hebt:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam en functie
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres en apparaatgegevens (bij websitebezoek)
- Gegevens over je gebruik van onze diensten
- Communicatie tussen jou en EXENZO (e-mails, supporttickets)
- Factuur- en betaalgegevens
- Overige gegevens die je actief aan ons verstrekt
3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het uitvoeren van overeenkomsten en het leveren van onze diensten
- Het onderhouden van contact en het beantwoorden van vragen
- Het verzenden van offertes, facturen en overige administratieve berichten
- Het verbeteren van onze diensten en website
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht)
- Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik
- Marketingactiviteiten, uitsluitend met jouw toestemming of op basis van bestaande klantrelaties
4. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend op basis van één van de grondslagen uit artikel 6 AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer dat nodig is om onze dienst aan jou te leveren.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze administratie en belastingaangifte.
- Gerechtvaardigd belang: voor zaken als beveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze dienstverlening.
- Toestemming: wanneer je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken.
Voor de bezoekstatistiek van exenzo.com leunen we op gerechtvaardigd belang. Google Analytics 4 telt bij elk bezoek hoeveel mensen er komen en welke pagina's ze lezen. Ons belang is dat we willen weten wat op deze site werkt, en de inbreuk blijft beperkt tot een nummer zonder je naam of e-mailadres. Weiger je de cookies, dan blijft de telling lopen maar zonder iets op je apparaat: onze eigen server meldt de paginaweergave bij Google, met je IP-adres, je browsertype en een nummer dat wij zelf berekenen en dat elke nacht verandert. Voor advertentiedoeleinden gebruiken we de meting alleen als je de cookies accepteert.
Tegen die telling kun je bezwaar maken, en je hoeft daar geen reden voor op te geven. In onze cookieverklaring staat een knop waarmee je hem uitzet. Vanaf die klik slaat onze server jouw bezoeken over en laadt het script van Google ook niet meer, in de browser waarin je klikt. Wil je het schriftelijk doen, mail dan support@exenzo.com met je bezwaar. We reageren binnen vier weken, bevestigen je bezwaar en helpen je de telling op je andere apparaten uit te zetten. Voor PostHog en de sessieopnames vragen we vooraf toestemming, want die meting gaat verder dan tellen.
5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:
- Klantgegevens en correspondentie: tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de klantrelatie
- Administratieve en financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Websitebezoekgegevens: tot maximaal 12 maanden
- Sollicitatiegegevens: tot 4 weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft voor langer (max. 1 jaar)
6. Delen met derden
EXENZO verkoopt jouw gegevens niet aan derden. Wij delen jouw gegevens uitsluitend met partijen die ons helpen bij het uitvoeren van onze diensten, zoals:
- Hostingproviders en cloudleveranciers
- Boekhoud- en betaalsoftware
- E-mail- en communicatiediensten
- IT-dienstverleners en onderaannemers
- PostHog, voor productanalyse en sessieopnames van je websitebezoek, op servers in de Europese Unie
- Google, voor Google Analytics 4, waarmee we meten welke advertenties bezoek opleveren
PostHog en Google zijn de enige twee externe partijen die gegevens over je bezoek aan exenzo.com krijgen. Google Analytics start bij elk bezoek. Heb je geweigerd, dan laadt het script van Google niet in je browser en stuurt onze eigen server de paginaweergave door. PostHog laadt pas nadat je de cookies hebt geaccepteerd. Wat PostHog dan van je ziet: welke pagina's je bekijkt, waar je klikt, je IP-adres, en een opname van je bezoek. Wat je in een invoerveld typt wordt afgeschermd en staat niet in die opname. Bezoekgegevens en opnames bewaren we maximaal 12 maanden.
Eén verwerking staat los van je cookiekeuze. Vraag je via een formulier een proefperiode, een check-in of een quickscan aan, dan stuurt onze eigen server die aanvraag naar PostHog, met je e-mailadres en enkele gegevens over de aanvraag. Dat gebeurt ook als je de cookies hebt geweigerd, omdat het bij het afhandelen van je aanvraag hoort. In onze cookieverklaring staat precies wat er dan meegaat.
Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin we afspraken maken over de bescherming van persoonsgegevens. Wij verstrekken alleen gegevens aan derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verwerken jouw gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). PostHog draait op Europese servers. Google Analytics 4 is de uitzondering: die gegevens gaan naar Google en kunnen daarbij buiten de EER terechtkomen. Voor doorgifte buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en andere onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan versleuteling, toegangscontrole, regelmatige back-ups en beveiligingsupdates. Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via support@exenzo.com.
8. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Meer details vind je in onze cookieverklaring.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van jou hebben.
- Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering ("vergetelheid"): onder bepaalde voorwaarden mag je vragen om verwijdering.
- Recht op beperking van de verwerking: je kunt vragen om tijdelijke stopzetting.
- Recht op dataportabiliteit: je kunt jouw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Je kunt een verzoek indienen via support@exenzo.com. Wij reageren in beginsel binnen vier weken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om je te identificeren.
10. Klacht indienen
Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via support@exenzo.com, zodat we samen kunnen kijken naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
EXENZO behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina, met vermelding van de datum waarop de wijziging in werking treedt. We raden je aan deze pagina regelmatig te raadplegen.
Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via support@exenzo.com.